Zorginstelling Leiden al twee jaar gestopt met zzp’ers

In oktober 2021 startte Benjamin Martens als bestuurder bij Libertas Leiden. ‘Uit gesprekken met medewerkers bleek dat zij zich niet gezien en gehoord voelden. En de wisselende samenstelling van teams door de inzet van zzp’ers en uitzendkrachten vonden ze lastig. De verbinding met de organisatie, de identiteit, was daardoor weggezakt. Van cliënten en bewoners vernam ik eveneens dat de vele wisselende gezichten als negatief werden ervaren. Zo is bij mij het idee ontstaan om te stoppen met externe inhuur.’ Het managementteam reageerde ‘enthousiast’ op zijn voornemen, al werd het wel spannend gevonden, zegt hij. ‘Iedereen vond het moeilijk te geloven dat Libertas Leiden zonder externe medewerkers zou kunnen. Maar had de coronacrisis niet aangetoond dat er meer kan dan voor mogelijk was gehouden?’

Gek geworden

Martens wist ook de ondernemings- en cliëntenraad achter zich te scharen met het plan. ‘Met elkaar hebben we gekeken naar wat in het verleden al geprobeerd was om te stoppen met de inhuur van externen, en waar dat op stuk liep. Verder hebben we alle medewerkers, cliënten en bewoners erbij betrokken. Plus mantelzorgers en onze vrijwilligers.’ De reacties gingen alle kanten op, herinnert hij zich. ‘Variërend van “het zou een keer tijd worden” tot “zijn ze nu helemaal gek geworden”.’ Medewerkers en leidinggevenden waren al lange tijd gewend om bij een openstaande dienst of uitval het ‘bel-een-bureauscenario’ te volgen. ‘De mogelijkheden om de gaten op te vullen met collega’s van andere afdelingen of om medewerkers te vragen wat langer te werken, waren geen optie. Binnen de organisatie ontbrak de verbinding tussen afdelingen en tussen intra- en extramurale zorg. Iedereen was druk bezig met overleven.’

Afgeschaald

Op 1 september 2022, ongeveer een jaar na het aantreden van Martens als bestuurder, stopte de organisatie met de inzet van zzp’ers. Om de gaten die vielen op te vangen, waren diverse maatregelen getroffen, legt de bestuurder uit. ‘In overleg met medewerkers, cliënten en mantelzorgers hebben we in de beginperiode onze dienstverlening afgeschaald, vooral in de thuiszorg. Daarnaast hebben we het werk anders georganiseerd, bijvoorbeeld door zorgassistenten de huishoudelijke taken van de verzorgenden te laten overnemen. Ook hebben we virtuele thuiszorg ingezet en met cliënten bekeken wat zij nog wel zelf konden. Verder zijn medewerkers uit de lijnorganisatie -zoals managers, medewerkers van financiën, HR en het secretariaat - op vrijwillige basis ingezet om in de zorg te assisteren.’

Kwaliteit

Het proces van ‘één stap achteruit om er vervolgens twee vooruit te kunnen zetten’ was ‘spannend’, zegt hij. ‘Ik heb er slapeloze nachten van gehad. Wat deed ik iedereen aan? Was het echt de goede beslissing? Zou het wel gaan lukken? Het had bovendien omzetverlies tot gevolg. Maar dat is nu eenmaal de afweging van kwaliteit versus kwantiteit.’ De zorgen bleken niet nodig, want de transitie verliep boven verwachting. ‘Het ging eigenlijk van meet af aan goed. We hebben een paar crisismomenten gehad, maar de crisisorganisatie wist die steeds op te lossen. Bijvoorbeeld op nieuwjaarsdag 2023. Vakantie en een griepgolf dreigden roet in ons rooster te gooien. We hebben toen hulp gevraagd aan familieleden. Daar werd gelukkig gehoor aan gegeven.’

Teamspirit

De roostermakers bellen nu medewerkers uit andere zorgteams als ze de planning niet rond krijgen. ‘Hierdoor ontstaat samenwerking tussen alle teams, maar ook tussen onze verzorgingshuizen. Medewerkers zijn bereid inzetbaar te zijn voor heel Libertas Leiden en niet voor één locatie. De impopulaire nachtdiensten worden onderling verdeeld.’ Of medewerkers niet structureel zwaarder belast worden nu er geen zzp’ers meer zijn om op terug te vallen? ‘De werkdruk is hoger geworden, maar de onrust die er was met steeds wisselende gezichten op de werkvloer kostte veel meer energie, is wat we van hen horen. De sfeer is goed. Er heerst een houding van: we lossen dit als team samen op’, aldus Martens die zelf ook regelmatig diensten meedraait op de werkvloer. ‘Ik ben van oorsprong verpleegkundige en help elke twee, drie weken een ochtend mee bij een van onze instellingen. Zo blijf ik ook goed op de hoogte van wat er speelt binnen de organisatie.’

Geluisterd

Inmiddels bijna twee jaar verder durft hij te zeggen dat het vernieuwde personeelsbeleid geslaagd is. De betrokkenheid bij de organisatie waar zevenhonderd mensen werken is er weer, zegt hij. ‘Medewerkers ervaren dat er naar hen wordt geluisterd en dragen verbeteringen aan, waar we ook echt werk van maken. We merken het daarnaast aan ons personeelsbestand; vacatures worden weer ingevuld en zelfs oud-collega’s komen terug. We leveren nu de zorg die we willen. Cliënten en bewoners zien vertrouwde gezichten en weten ook dat het altijd iemand is in dienst van Libertas Leiden.’ Het stoppen met de externe inhuur levert de organisatie een besparing op van ongeveer €150.000 per maand. ‘Van dat bedrag keren we een derde uit in de vorm van een arbeidsmarkttoeslag aan medewerkers die functies vervullen waar we voorheen zzp’ers voor inschakelden.’